Je hebt je docentenplanning eindelijk op orde. Maar dan komt de volgende uitdaging: hoe zorg je ervoor dat ook je zalen en lokalen optimaal benut worden? En hoe maak je deze informatie toegankelijk voor iedereen die ermee moet werken? In deze blog vertelt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing bij Verito, hoe je accommodatiebeheer naar een hoger niveau tilt.
Meer dan alleen een rooster
In een eerdere blog bespraken we al de mogelijkheden voor het plannen van docenten. Nu hoor ik van steeds meer klanten een vergelijkbare behoefte voor accommodaties. Niet alleen intern - zodat docenten direct zien welk lokaal nog vrij is - maar ook extern. Denk aan buurtbewoners die een ruimte zoeken voor hun vereniging of een band die een oefenruimte nodig heeft.
Het accommodatiebeheer zit al in Business Central. De logische vraag is dan: hoe ontsluit je deze informatie online? Het antwoord ligt in slimme portaloplossingen die zowel intern als extern toegang bieden tot actuele beschikbaarheid.
Zelfservice zoals bij de kapper
Je boekt online een afspraak bij de kapper. Selecteer een tijdstip, kies je behandeling, klaar. Waarom zou dat voor een oefenruimte anders zijn? Een band kijkt online wanneer de oefenruimte vrij is en legt meteen een reservering vast. Geen telefoontjes, geen mailverkeer, geen misverstanden.
Maar het gaat verder dan alleen de ruimte. Heeft de band geluidsapparatuur nodig? Organiseert de buurtvereniging een bijeenkomst en willen ze koffie en thee? Door deze extra faciliteiten direct mee te nemen in de reservering, regel je alles in één keer.
De bezettingsgraad omhoog
Online inzicht in beschikbaarheid heeft een belangrijk bijeffect: je bezettingsgraad stijgt. Ruimtes die anders leeg blijven, worden nu gevonden door mensen die je via traditionele kanalen niet bereikt. Een yogadocent die een rustige ruimte zoekt voor een workshop. Een studiegroep die een vergaderruimte nodig heeft. Door je accommodaties zichtbaar te maken, creëer je nieuwe inkomstenbronnen.
Techniek en catering inbegrepen
De kracht zit in het complete plaatje. Bij een bandrepetitie hoort geluidsapparatuur. Bij een cursus horen koffie en thee. Door deze elementen direct in het reserveringssysteem op te nemen, maak je het voor iedereen makkelijker. De huurder weet wat mogelijk is en wat het kost. Jij hebt alle informatie voor een goede voorbereiding.
Afhankelijk van de prioriteiten die we tijdens de relatiedag op 13 november vaststellen, gaan we deze functionaliteiten de komende periode verder ontwikkelen. Het doel: accommodatiebeheer dat net zo soepel verloopt als je docentenplanning.
Meer weten?
Wil je jouw accommodatiebeheer professionaliseren? Of ben je benieuwd hoe andere organisaties hun zaalbezetting optimaliseren? Bel me op 055 534 30 06 of laat weten wanneer ik jou kan bellen. Ik denk graag met je mee over slimme oplossingen.
Bel mij voor een afspraak