Elke opleider kent uitdagingen die het planningsproces met zich meebrengt. Het is vaak tijdrovend en foutgevoelig, vooral als er meerdere partijen en middelen betrokken zijn. Docenten, cursisten, accommodaties en leermiddelen; het vereist voortdurende afstemming, zowel bij de initiële vastlegging als bij latere mutaties. Maar wat als we je vertellen dat er een slimmere benadering van dit planningsproces mogelijk is? In deze blog neemt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing, je mee op ontdekkingstocht.
Wat als… je gebruik kan maken van de planning van vorig jaar?
Waarom elk jaar opnieuw beginnen als je de planning van vorig jaar kan hergebruiken? Een voor de hand liggende vraag die veel opleiders ons stellen. Het opnieuw bedenken van de planning kost immers veel tijd en moeite. Het voelt als het leggen van een puzzel die je al tig keer eerder hebt opgelost. Het idee om de planning van vorig jaar te kunnen hergebruiken is dan ook zeer aantrekkelijk. En bij voorkeur niet een simpel kopietje, maar met de optie om de planning aan te passen op basis van een aantal variabelen. Als een cursus vorig jaar op vrijdag 16 september begon, zal dat dit jaar op een zaterdag vallen. Dan wil je eenvoudig de datum kunnen aanpassen. Misschien wil je andere docenten aanwijzen of juist deelnemers van het vorige jaar meenemen naar het nieuwe jaar. Zo zijn er tal van variabelen die je al dan niet wil meenemen bij het opstellen van het voorstel voor het komende seizoen. Het kan natuurlijk ook gebeuren dat je vorig jaar een basiscursus hebt gegeven, waarvan de groep doorgaat naar een gevorderd niveau. Dan wil je de frequentie, de groep en misschien zelfs de dag en tijd van het afgelopen jaar behouden, maar gekoppeld aan een andere cursus. Er zijn veel voordelen aan het kunnen hergebruiken van bestaande planningen, maar flexibiliteit is daarbij wel key.
Wat als… je de planning die je in Excel hebt gemaakt eenvoudig kan inlezen?
Stel je voor dat je de jaarplanning die je zorgvuldig in Excel hebt opgesteld, eenvoudig zou kunnen inlezen in je planningssoftware. Dit is een andere veel voorkomende wens die we regelmatig tegenkomen. Binnen veel organisaties werken medewerkers samen aan het opzetten van de jaarplanning in Excel. Ze creëren een basis en sparren met elkaar om tot een definitieve versie komen. Het zou een enorme tijdsbesparing zijn als je deze opzet rechtstreeks kunt importeren in je planningssoftware.
Wat als… de betrokken partijen meer zelf kunnen doen?
Naast de uitdaging van het initiële planningsproces, is er ook nog het beheer van mutaties. Docenten kunnen ziek zijn, locaties niet meer beschikbaar of een gekozen dag blijkt niet geschikt voor de deelnemers. Wat als de betrokken partijen meer invloed kunnen uitoefenen op de planning? Stel je voor dat een docent kan aangeven in welke cursussen hij geïnteresseerd is en zijn beschikbaarheid al kan aangeven. Stel dat een cursus in Utrecht niet doorgaat. Hoe handig zou het zijn als de cursist zelf de optie Apeldoorn kan selecteren als alternatieve locatie, waarna deze wijziging meteen wordt vastgelegd?
Efficiëntieslag
Dit zijn allemaal voorbeelden van uitdagingen tijdens het planningsproces, waarbij software het verschil kan maken. Het werk dat normaal gesproken door de klantenservice wordt afgehandeld, kan aanzienlijk verminderd worden. Veel telefoontjes, voicemails en e-mails worden overbodig als je de verantwoordelijkheid kunt leggen bij de mensen die er het meest bij betrokken zijn: de docenten en cursisten. Dat verbetert de efficiëntie van het proces aanzienlijk.
Herken je deze uitdagingen?
Als deze uitdagingen je bekend voorkomen, is het misschien tijd om Verito Education eens te verkennen, onze oplossing die we speciaal hebben ontworpen voor commerciële opleiders en kunstencentra. Verito Education helpt je bij het stroomlijnen van jouw planning, zodat docenten en cursisten meer zeggenschap krijgen en jij efficiënter kunt werken.
Meer weten?
Wil je ook profiteren van slimmere planningsopties? Geef me een belletje op 055 534 30 06 of gebruik de mogelijkheid dat ik jou bel op een moment dat jou past.
Owe Loonstra
Bel mij voor een afspraak