Je herkent het ongetwijfeld: een aanmelding voor een individuele pianoles of groepsles Italiaans die door zes verschillende handen gaat, nog voordat de eerste les kan plaatsvinden. Zes stappen die allemaal tijd en energie kosten, terwijl je voor zo'n les vaak niet de hoofdprijs vraagt. Voor kunstencentra en cursusorganisaties is dit een bekend dilemma: hoe hou je individuele lessen betaalbaar terwijl het administratieve proces zo bewerkelijk is? In deze blog vertelt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing bij Verito, hoe je dit proces drastisch kunt vereenvoudigen.
Waarom individuele lessen zo bewerkelijk zijn
De weg van een aanmelding naar een daadwerkelijke les, bestaat bij kunstencentra en andere cursusorganisaties uit een aantal stappen. Die eerste zes stappen in zo'n proces zijn allemaal redelijk bewerkelijk en worden door verschillende personen uitgevoerd. Voor een één-op-één les waar je over het algemeen niet de hoofdprijs voor vraagt, is dat natuurlijk best veel bewerkelijkheid.
De zes stappen van aanmelding naar les
In eerste instantie komt er een aanmelding binnen vanaf de website van iemand die graag een individuele les wil volgen – een taalles, een muziekles of een andere les. Die aanmelding resulteert in een relatie, en eventueel twee relaties als iemand anders de factuur gaat betalen. Vervolgens wordt die aanmelding gekoppeld aan een afdeling of sectie. Als het een aanmelding is voor Spaans, dan mag de sectie Spaans er iets mee gaan doen. Is het een aanmelding voor piano, dan mag de pianosectie ermee aan de slag.
De aanmelding wordt vervolgens door de sectievertegenwoordiger of afdelingsleider gekoppeld aan een van de docenten die de betreffende les kan geven. Vervolgens neemt die docent contact op met de deelnemer om een afspraak te maken voor een intakegesprek of voor de les zelf. En vervolgens wordt de aanmelding omgezet in een cursus en een daadwerkelijke inschrijving, waaruit tenslotte ook de planning en facturatie volgen.
Hoe software de stappen overneemt
De oplossing? Laat daar waar mogelijk stappen door de software uitvoeren. Als menselijke interventie nodig is, bied die persoon dan zo gericht mogelijk de informatie aan die nodig is. Het omzetten van de aanmelder naar een of meerdere relaties kan door de cursusadministratie worden gedaan, maar ook door software die op basis van een slim algoritme bepaalt of er een nieuwe relatie aangemaakt moet worden of dat een bestaande relatie geselecteerd moet worden.
Het koppelen van aanmeldingen aan een sectie gebeurt dan door de cursusadministratie of door slimme software die weet dat als er een aanmelding is voor Spaans, de sectie Spaans aangehaakt moet worden, en als het een pianoles is, de sectie Piano.
Waar menselijke beslissingen belangrijk blijven
De aanmelding wordt door de sectieverantwoordelijke gekoppeld aan de juiste docent. Dat blijft vooralsnog een handmatige actie, want we zien we dat de teamleider of sectievertegenwoordiger daar graag grip op wil hebben om de taakverdeling over de docenten een beetje in de gaten te houden. Het benaderen van de deelnemer gebeurt door de docent zelf, die online de relevante informatie voorgeschoteld krijgt die hij nodig heeft: contactgegevens, interessegebieden en ervaringen worden allemaal ontsloten vanuit de cursusadministratie.
Het resultaat: minder energie, meer efficiency
Als de afspraak is vastgelegd, komt het weer binnen in de cursusadministratie waar de aanmelding automatisch wordt omgezet in een daadwerkelijke cursus en cursusinschrijving. Vanuit dat punt rolt de planning en facturatie verder uit. Deze laatste stap kan door iemand van de cursusadministratie worden gedaan, of weer door software die zelf bepaalt wat nodig is op basis van de voorgaande stappen.
Het plannen van zo'n individuele les gaat over heel veel schijven en er zijn heel veel personen bij betrokken. Door de verschillende stappen zo kant-en-klaar mogelijk aan te bieden aan de verantwoordelijke personen, wordt de flow zo snel mogelijk afgewikkeld met zo weinig mogelijk energie.
Meer weten?
Wil je ontdekken hoe je het proces van individuele lessen kunt stroomlijnen? Of ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Geef me een belletje op 055 534 30 06 of laat weten wanneer ik jou kan bellen. Ik denk graag met je mee over efficiënte oplossingen.
Owe Loonstra
Bel mij voor een afspraak