Regina Coeli kiest voor softwareoplossing van Verito: ‘Wij verwachten dat het uiteindelijk tot een resultaat gaat leiden waar iedereen blij van wordt.’
Regina Coeli – bij velen beter bekend als de Nonnen van Vught – is een taleninstituut met een rijk en bijzonder verleden. Maar ook het IT-landschap van het instituut kent inmiddels een hele geschiedenis en daar was ruimte voor verbetering. Harm Jan Bouwknegt, directeur van Regina Coeli, aan het woord.
Leren wat relevant is
‘De Zusters Kanunnikessen van de Heilige Augustinus in Vught maakten deel uit van een internationale onderwijscongregatie. Zij legden het fundament voor de Regina Coeli-methode die nog de basis is voor alle taaltrainingen die we bieden’, vertelt Harm Jan Bouwknegt, directeur van Regina Coeli. ‘We staan erom bekend dat we heel goed zijn om mensen in korte tijd met meer zelfvertrouwen leren communiceren in een vreemde taal. We bieden een heel intensief programma. In korte tijd leren onze native speakers je precies dat wat voor jou relevant is. Heb je bepaalde zaken niet nodig voor de doelen die je voor ogen hebt? Dan werken we daar ook niet aan.’
Moeilijk beheersbaar IT-landschap
Ook als het aankomt op automatisering kent Regina Coeli inmiddels een hele geschiedenis: ‘Je begint met één automatiseringspakket, voegt daar steeds iets aan toe. Op een gegeven moment ben je toe aan vernieuwing, maar dat leidt er vaak toe dat er iets wordt gebouwd op wat er al is. Op een gegeven moment leidt dit ertoe dat je IT-landschap steeds moeilijker te beheren is. Begin 2019 besloten we dat het anders moest. De keuze viel op een ERP-oplossing, één oplossing voor al onze ondersteunende processen. Maar dan moet je nog aanbieders gaan verkennen.’
Uitgebreide kennismaking
‘Halverwege 2019 zijn we met Verito Informatisering in zee gegaan. Dat hebben we heel weloverwogen gedaan. We zijn met een uitgebreid voortraject begonnen, geleid door een onafhankelijke projectleider. Wij wilden onderzoeken of de oplossing die Verito bood voor ons ook werkelijk dé oplossing was die we nodig hadden. Maar we wilden ook ervaren of het goede gevoel dat we in eerste instantie zeker hadden, ook standhield als we met elkaar aan het werk waren. In die onderzoeksfase hebben we elkaar uitgebreid leren kennen. Wij verwachten dat dat uiteindelijk tot een resultaat gaat leiden waar iedereen blij van wordt.’
Duidelijkheid voor beide partijen
‘In dat onderzoekstraject hebben we goed gewerkt met elkaar. We hebben precies gedefinieerd wat er geautomatiseerd gaat worden en welke werkprocessen daarin worden meegenomen, zodat we niet in een later stadium verrast worden. We weten nu goed wat we willen en zijn heel duidelijk geweest over wat er uiteindelijk geleverd moet worden. Dat biedt beide partijen duidelijkheid. In januari zijn we begonnen met de implementatie. Deze willen we ook grondig uitvoeren en we trekken hier een jaar voor uit.’
Hooggespannen verwachtingen
‘We hebben inmiddels een hands-on-workshop gehad waarin we een goed beeld hebben gekregen hoe het systeem eruit gaat zien. Wat we heel fijn vinden is dat het op Microsoft gebaseerd is, dat geeft herkenning en dat helpt. Daarnaast zijn wij enthousiast over de medewerkers van Verito en de ruime ervaring die zij hebben met commerciële opleiders. Ja, onze verwachtingen zijn hooggespannen.’