Verito

Optimalisatie van ledenorganisaties. Uitdagingen en oplossingen

Gepubliceerd op: woensdag 10 juli 2024
Categorie: Algemeen, Commerciële opleiders, Kunstencentra

Optimalisatie van ledenorganisaties. Uitdagingen en oplossingen

Onlangs klopte een ledenorganisatie bij ons aan. De generieke financiële softwareoplossing waar zij mee werken, blijkt niet geschikt voor het beheren van grote aantallen betalingen, omgaan met extra bijdragen van leden en efficiënt incasseren bij een groot ledenbestand. In deze blog bespreekt Owe Loonstra hoe een specifieke softwareoplossing dergelijke organisaties kan helpen bij het overwinnen van deze uitdagingen.

Uitdagingen en inzichten in ledenorganisaties

Onlangs voerden we een boeiend gesprek met een ledenorganisatie waarbij we een inkijkje kregen in hun uitdagingen rondom ledenadministratie en CRM-activiteiten. Een interessant punt dat naar voren kwam, was hoe ze informatie uit hun systeem integreren met een standaard financieel pakket. Hoewel dit financiële pakket heel gerenommeerd is en door veel organisaties wordt gebruikt, ervaren zij het als te generiek. Tijdens ons gesprek stelden ze tal van vragen om te zien hoe wij binnen onze oplossing met deze kwesties omgaan. Laat ik de uitdagingen eens op een rijtje zetten.

Uitdaging 1: Beheer van grote aantallen betalingen

Een van de grootste uitdagingen waar deze organisatie tegenaan loopt, is het beheer van het enorme aantal betalingen. Met meer dan honderdduizend leden, die maandelijks een klein bedrag betalen, stapelen de incassoregels zich snel op. Hun bestaande financiële pakket blijkt niet geschikt voor dergelijke grote aantallen transacties en loopt regelmatig vast. Wanneer er bij lid 175.001 een fout in het rekeningnummer zit, moeten alle regels opnieuw gegenereerd worden. Dit is een probleem dat wij herkennen en daarom hebben we binnen onze software een alternatieve werkwijze ontwikkeld om zulke grote aantallen incasso’s wél adequaat te verwerken.

Uitdaging 2: Omgaan met extra bijdragen van leden

Een ander punt waarin we elkaar vonden, is dat leden vaak een extra bijdrage willen betalen. Als de standaard bijdrage bijvoorbeeld 7,50 euro is, komt het regelmatig voor dat een lid zegt: "Maak er maar een tientje van, of 25 euro." Standaard financiële software heeft moeite met dergelijke extra bijdragen, wat leidt tot verwarring over de verantwoording ervan. Bovendien is er vaak geen automatische manier om het extra ontvangen geld naar een specifieke bestemming of kostenplaats over te boeken. Dit herkennen wij vanuit onze ervaring met goede doelen en verenigingen, waarbij de jaarlijkse contributie als basisbedrag wordt gezien, maar leden vaak vrijwillig meer bijdragen. In onze software hebben we specifieke flows ingebouwd om met deze situatie om te gaan. Als leden meer betalen dan verwacht – uiteraard binnen een bepaalde bandbreedte – kunnen we het extra bedrag naar een vooraf bepaalde bestemming overboeken, zodat de administratie altijd up-to-date is. Op die manier kunnen we zowel de individuele contributies als de ‘overbetalingen’ nauwkeurig verwerken.

Uitdaging 3: Effectief incasseren bij groot ledenbestand

Een volgend probleem dat naar voren kwam, ging over het incasseren van contributies met zo’n groot ledenbestand. Vooral het aantal storneringen vormt een uitdaging. In een typische zakelijke omgeving wil je misschien tien keer per maand iets incasseren. Als er dan iets fout gaat, is dat vervelend, maar te overzien. Maar met 300.000 transacties bij consumenten kunnen zelfs incidentele problemen al snel enorme proporties aannemen. Het team vroeg zich af of er mogelijkheden bestaan om op basis van storneringsredenen bepaalde processen te automatiseren. Bijvoorbeeld, als er onvoldoende saldo is, kan de incasso automatisch opnieuw worden ingepland voor de volgende cyclus. Of als het bankrekeningnummer niet meer klopt, kan er automatisch een e-mail worden verstuurd om dit te melden. Dit zijn functionaliteiten die in generieke oplossingen vaak ontbreken, maar die wij in onze module hebben opgenomen.

Uitdaging 4: Verwerken van losse betalingen en donaties

Een laatste uitdaging die naar voren kwam, is dat deze organisatie regelmatig losse betalingen ontvangt met opmerkingen als ‘donatie’, ‘gift’ of gewoon ‘bijdrage’. Wanneer een financieel systeem niet is ingesteld op dergelijke donaties, ontstaan voortdurend vragen bij medewerkers over hoe ze deze betalingen moeten afhandelen. Met een financiële administratie die specifiek is ontworpen voor het verwerken van giften en donaties, kun je dit proces goed stroomlijnen. Op basis van trefwoorden die bij de betaling zijn meegegeven, kunnen we automatisch het juiste doel aan de betaling koppelen en deze verwerken in overeenstemming met de intentie van de donateur.

De kracht van specifieke oplossingen

De organisatie stond aanvankelijk sceptisch tegenover onze oplossing. Ze betwijfelden of die wel aan zou sluiten bij hun specifieke behoeften als ledenorganisatie. Ze waren dan ook aangenaam verrast dat onze generieke oplossing in combinatie met de Verito-modules hen in staat stelt om veel van hun uitdagingen aan te pakken. Dit gesprek bevestigde voor ons opnieuw hoe waardevol het is om als softwareleverancier te focussen op specifieke doelgroepen.

Meer weten?

Benieuwd hoe we jouw organisatie kunnen helpen met een softwareoplossing die meegroeit met jouw organisatie en de veranderende behoeften in de markt? Geef me een belletje op 055 534 30 06 of gebruik de mogelijkheid dat ik jou bel op een moment dat jou past.

Owe Loonstra

Bel mij voor een afspraak

Wat zeggen onze referenties?

Trots op onze klanten