Verito

Co-creatie Vogelbescherming Nederland en Verito werpt vruchten af

Gepubliceerd op: donderdag 18 oktober 2018
Categorie: Goede doelen, Verenigingen

Co-creatie Vogelbescherming Nederland en Verito werpt vruchten af

Het ontwikkelen en in gebruik nemen van een geheel nieuw CRM-pakket door Vogelbescherming Nederland is een nauwe samenwerking geweest met Verito waar beide partijen veel van hebben geleerd.’ Aan het woord in deze blog is Gijs van der Laan, hoofd bedrijfsvoering bij Vogelbescherming Nederland. ‘De verleiding om steeds meer functionaliteiten te willen was groot, dus het was fijn om een samenwerkingspartner te hebben die continu constructief meedenkt.’ Toen Vogelbescherming Nederland ruim twee jaar geleden besloot over te gaan op een nieuw CRM-pakket, is een uitgebreid selectietraject uitgevoerd. Eén belangrijke wens voor het nieuwe pakket was een volledige integratie met de financiële processen in Dynamics NAV. Aangezien de service voor dit Microsoft-product al jaren in handen was van Verito, werd gekozen om de CRM functionaliteiten van Verito in te zetten en zo het samenwerkingsverband uit te breiden.

The sky is the limit

Het wensen- en eisenpakket voor het te ontwikkelen CRM-systeem was, gezien de vele lonkende mogelijkheden, behoorlijk groot. ‘Dat moet zo nu en dan best frustrerend zijn geweest, want de klantvraag is vanuit ons niet altijd even duidelijk geweest’, blikt Van der Laan terug. ‘De scope bleek dus veel breder dan we in eerste instantie dachten, maar gelukkig stond de samenwerking vanaf dag één als een huis. Er lag een strak projectplan, er was tomeloze ambitie en gedurende het hele project is agile gewerkt. Dat was heel arbeidsintensief, maar het gaf de betrokkenen vanuit zowel Vogelbescherming Nederland als Verito veel energie.

Knopen doorhakken

De scope was zo breed omdat praktisch alle CRM-processen, van ledenwerving en vrijwilligersadministratie tot relatiebeheer in de volle breedte en het maken van uitgebreide selecties, opnieuw tegen het licht werden gehouden. ‘Daarbij liepen we continu tegen de ontdekking van nieuwe technologieën en bijbehorende mogelijkheden en functionaliteiten aan. Continu ontstonden nieuwe ideeën, maar dat werkte wel een ‘rupsje-nooitgenoeg-effect’ in de hand. Wij waren zo eager om ICT optimaal in te zetten, dat we steeds meer wilden en soms van geen ophouden wisten. Op een gegeven moment moesten er gewoon knopen doorgehakt worden. Dan is het ontzettend leuk dat je in co-creatie samenwerkt, waarin beide partijen samen nadenken over de beste oplossingen. De proactieve houding van Verito was daarbij erg prettig.

Aantoonbare verbetering

Een aantal speerpunten was voor Vogelbescherming Nederland cruciaal en het resultaat dat nu op tafel ligt mag er wezen. De ontvangstenverwerking van donaties is nu ondergebracht in één systeem, in plaats van verdeeld over verschillende pakketten. Van der Laan: ‘Ik vergelijk het nieuwe proces als een wasstraat: alles komt direct het CRM binnen en schiet gelijk door naar de boekhouding. Veel efficiënter dus. Het is een groot voordeel dat ons CRM met Dynamics NAV is geïntegreerd, alle processen lopen door het hele systeem.’ Ook biedt het nieuwe CRM-pakket uitgebreide interactiemogelijkheden met de externe website. Als iemand bijvoorbeeld een vraag stelt via het vragenformulier op de website, worden de gegevens opgevraagd in Dynamics NAV. Ook de antwoorden worden via dit systeem verstuurd en gedocumenteerd. ‘Er is van buiten naar binnen geïntegreerd en we zijn niet meer afhankelijk van individuen die als enige weten hoe bepaalde systemen functioneren. Op deze manier lopen we dus veel minder risico dat data verloren gaat.

Alle relaties in één database

Alle relaties van Vogelbescherming Nederland staan bovendien nu in één database: van crediteuren en medewerkers, tot leden van de ledenraad en vrijwilligers. ‘Dit maakt de communicatie en afhandeling van lopende zaken veel gemakkelijker. Ik heb zelf een enorme drive om alle Excel bestanden met adresgegevens hier volledig uit te bannen, dus we hebben nog talloze ambities voor de toekomst. Daarnaast willen nog een aantal administratieprocessen, zoals de activa-administratie en factuurverwerking verder digitaliseren.’ Vogelbescherming Nederland en Verito gaan zich daarom, nu het CRM-pakket na een traject van ruim een half jaar is voltooid, oriënteren op volgende stappen. ‘Het blijft een interessant leerproces voor beide partijen. De ontwikkeling staat nooit stil en samen kunnen we nu stapsgewijs bekijken welke processen we verder onder handen kunnen nemen. We kijken uit naar de voortzetting van de samenwerking!

Waar het uiteindelijk om gaat

Uiteindelijk ging de hele overstap naar een modern CRM-pakket om de verbetering van de dienstverlening aan de leden en donateurs van Vogelbescherming Nederland. ‘We willen hen zo goed mogelijk en op maat voorzien van informatie en andere diensten waar ze het meest in geïnteresseerd zijn. Via het CRM weten onze leden/donateurs en belangstellenden beter waar Vogelbescherming voor staat en wat ze te bieden heeft en leren wij hen beter kennen, zodat we ook beter op hun behoeften kunnen inspelen. Een win-winsituatie dus.'

Meer weten?

Benieuwd hoe wij samen met u de implementatie van CRM tot een succes kunnen maken? We gaan graag met u om de tafel om te bespreken welke aanpak voor uw organisatie de beste is. Bel 055 534 30 06 of vraag een afspraak aan. Wilt u maandelijks worden geïnformeerd over relevante ontwikkelingen in uw branche of op uw vakgebied? Meldt u dan aan voor onze nieuwsbrief.

Bel mij voor een afspraak

Aanmelden nieuwsbrief

Wat zeggen onze referenties?

Trots op onze klanten