Bij een donatie-aanvraag zijn meerdere personen vanuit verschillende rollen betrokken. Een uitdaging dus om alle personen te faciliteren en het traject zo soepel mogelijk te laten verlopen. Hoe pak je dit het beste aan?
Tussen het indienen en uiteindelijk (al dan niet) honoreren en uitbetalen van een donatie-aanvraag zit een flink aantal stappen, uitgevoerd door verschillende personen. Vaak zien we dat één of twee van deze personen goed gefaciliteerd worden, maar de overige blijven verstoken van de meest optimale ondersteuning. Een geïntegreerde oplossing kan dit ondervangen. Hoe? We lichten dit graag toe.
Aanvrager
Een donatie-aanvraag begint, logischerwijs, bij de aanvrager. Het is belangrijk dat deze op een eenvoudige manier de relevante gegevens kan doorgeven. Waarbij het handig kan zijn om eerst een korte vragenlijst te beantwoorden of de aanvraag daadwerkelijk ingediend kan worden. En vervolgens de aanvullende gegevens door te geven. Hierbij kunnen dan ook essentiële documenten worden meegestuurd, zoals jaarstukken, projectplannen en begrotingen. De status van de beoordeling is op elk moment inzichtelijk en eventuele vragen kunnen meteen worden beantwoord.
Aanvraagbeheerder
Alle informatie die door de aanvrager wordt opgestuurd, komt bij het gebruik van een geïntegreerde oplossing direct bij de juiste medewerker van het betreffende fonds binnen. Deze hoeft geen mails over te typen of losse bijlagen toe te voegen: alle informatie is vastgelegd in de oplossing. Als deze medewerker een onvolledigheid constateert of nog aanvullende vragen heeft, wordt dit vastgelegd en meteen op de portal getoond. De oplossing biedt tegelijkertijd een dashboardfunctie voor de medewerkers: in één oogopslag is inzichtelijk wat de werkvoorraad is en wat de status per aanvraag is. Ook op het gebied van klantvriendelijkheid een grote pré: wanneer een aanvrager belt, heeft de medewerker direct alle informatie beschikbaar over deze persoon en de aanvraag.
Externe deskundige of bestuurslid
Commissies, besturen en externe deskundigen die worden ingeschakeld om een aanvraag te beoordelen, zijn gebaat bij laagdrempelige toegang tot relevante informatie. Met een geïntegreerde oplossing zorg je ervoor dat de juiste informatie bij de juiste personen terechtkomt; niet meer, niet minder. Deze informatie is uiteraard online beschikbaar. Zo hoeven beoordelaars zelf niet te zoeken en te selecteren uit soms wel 400 pagina’s papier. Qua tijdmanagement en werklast een groot voordeel.
Financiële medewerker
De financiële afdeling van een organisatie of fonds kan gedurende het hele proces de aanvraag volgen. Door een geïntegreerde oplossing te gebruiken verschijnt een betaalopdracht voor een aanvraag meteen bij de medewerker op het scherm. Na een bestuursvergadering moeten er vaak tientallen betalingen worden gedaan, deze kunnen eenvoudig in één betaalopdracht aan de bank worden aangeboden. Er zijn geen complexe koppelingen of ex- en imports nodig met een financieel systeem. Uiteraard is er realtime inzicht in de beschikbare budgetten en de besteding daarvan.
Meer weten?
Herkent u deze vier betrokken partijen en bent u benieuwd naar de manier waarop Verito u kan helpen om deze partijen te ondersteunen? Bel 055 534 30 06 of mail sales@verito.nl.