Verito

  • Verito zoekt versterking!

    Ben jij of ken jij iemand die goed past bij Verito?

    Lees meer
  • Wateropleidingen kiest voor Verito

    Benieuwd naar de ervaringen met softwareselectie? Lees het interview met Wateropleidingen!

    Lees meer
  • Regina Coeli kiest voor Verito

    Van volledig maatwerk naar een standaard oplossing!

    Lees meer
  • Planning: van hoofdbrekens naar verbinding

    Uitdagingen: Hoe koppel je zo efficiënt mogelijk de juiste trainer aan een cursus? Hoe verbind je trainers?

    Lees meer
  • Schouten & Nelissen kiest voor Verito

    Benieuwd waarom SAP wordt vervangen door Verito Education?

    Lees meer
  • Waarom kiest Inkoopvereniging NEVI voor Verito?

    'Met onze oude systemen kwam er nog veel handwerk aan te pas. Dit was erg inefficiënt.'

    Lees meer

Wat is uw uitdaging?

Docent-trainer

U heeft een passie voor uw vak en wilt uw administratie zo eenvoudig mogelijk afhandelen. Zien wat uw werk eenvoudiger maakt (en niet meer) en vastleggen wat nodig is. Geen losse lijstjes meer...
lees meer

Cursusadministratie

U beheert alle aanmeldingen en mutaties en beantwoordt vragen van de cursisten. U wilt de juiste persoon snel vinden, mutaties eenvoudig verwerken en uw collega's informeren. Op één plaats en niet in meerdere systemen...
lees meer

Opleidingsmanager

U bewaakt het huidige cursus- aanbod en ontwikkelt nieuwe cursussen. U wilt weten welke cursussen snel vollopen en welke achterblijven. Zodat u tijdig kunt anticiperen...
lees meer

ICT Manager

U bent verantwoordelijk voor de ICT infrastructuur en wilt de complexiteit hiervan minima- liseren. Hoe minder systemen, hoe eenvoudiger het beheer...
lees meer

Directeur

U bent verantwoordelijk voor de hele cursusorganisatie. U heeft behoefte aan tijdige en eenduidige rapportages over alle bedrijfsonderdelen heen. Die inzicht bieden in wat goed gaat en vooral in wat aandacht nodig heeft. Waardoor u kunt bijsturen waar nodig...
lees meer

Waar bent u in uw zoektocht?

Door de bomen het bos niet meer zien?

Is er nog nieuws?

Dubbele boekingen en de gevolgen daarvan

Gepubliceerd op: vrijdag 8 april 2022
Categorie: Algemeen, Commerciële opleiders, Kunstencentra

Dubbele boekingen en de gevolgen daarvan

Accommodaties die dubbel zijn geboekt, docenten die op de verkeerde locatie staan of cursisten die teleurgesteld moeten worden. In deze blog vertelt Owe Loonstra, Manager Sales & Marketing, welk leed – groot en klein – voorkomen kan worden als het planningsproces efficiënter verloopt.

Verkeerde dag, verkeerde plek

Vorige week was ik op bezoek bij potentiële klant in de buurt van Rotterdam. Na afloop zat ik op een rustig plekje bij de entree nog even mijn mail bij te werken onder het genot van een kop koffie, toen er een man binnen kwam lopen. Hij vroeg mij of ik wist of mevrouw x aanwezig was en waar haar kamer was. Hij had een afspraak voor een coachingsgesprek. Ik kon hem uiteraard niet helpen, en vroeg hem of hij geen bevestiging had. Die had hij gekregen per mail, maar de combinatie dag en datum klopte niet. Eind van het liedje? De coach zat in Amsterdam, waar de deelnemer zojuist vandaan kwam en de afspraak was pas twee dagen later. Vervelend, zowel voor de deelnemer als voor de coach.

Veel kennis in hoofden van mensen

Verkeerde en dubbele boekingen, het is een probleem waar veel van onze klanten mee hebben geworsteld. Of je nu docenten dubbel inboekt, te veel deelnemers inboekt of een accommodatie dubbel reserveert, het zorgt altijd voor gedoe. Veel kennis zit in hoofden van mensen. Als er dan meerdere mensen bezig zijn met een planning en er is geen centraal systeem waarin je realtime kunt vinden wat de status is, ontbreekt het overzicht en is de foutkans groot.

Lagere tevredenheid

Dergelijke fouten zijn niet alleen heel onpraktisch, het kost je ook geld om alles weer te corrigeren. Dan heb ik het nog niet gehad over het effect op de tevredenheid. Docenten en deelnemers die afgebeld worden of op het verkeerde moment voor de verkeerde deur staan, medewerkers die hun planning in het honderd zien lopen, accommodaties die leeg staan of dubbel zijn geboekt. Het leidt allemaal tot lagere tevredenheid, van de klant, de docenten, de deelnemers én de accommodatieverhuurders.

De juiste software helpt

Er zijn genoeg oplossingen beschikbaar waarmee je je planningsproces kunt verbeteren. Daarbij zijn er een paar dingen waar je op zou moeten letten:

  1. Zorg dat je realtime inzicht hebt in de afspraken die al zijn gemaakt met accommodaties, met deelnemers en met docenten.
  2. Zorg dat je realtime inzicht hebt in de beschikbaarheid van docenten. Je wil dus niet alleen kunnen zien welke docent voor welke cursus is geboekt, maar ook wat de beschikbaarheid van de docent is, mocht er iets wijzigen.
  3. Zorg dat je doelgroep ook inzicht heeft in de planning. In een handmatig opgestelde mail kan verwarring ontstaan over dag, datum en locatie. Wanneer een deelnemer – of docent – online de eigen afspraken kan zien, is er altijd duidelijkheid.
  4. Maak gebruik van de signaleringsmogelijkheden. Stuur een paar dagen van tevoren een reminder en mail een dag van tevoren nog wat bijzonderheden, bijvoorbeeld dat er een wegomlegging is of dat de eindtijd met een half uur is vervroegd.

Meer weten?

Benieuwd hoe we jouw organisatie kunnen helpen met het voorkomen van dubbele boekingen? Geef me een belletje op 055 534 30 06 of gebruik de mogelijkheid dat ik jou bel op een moment dat jou past.

Owe Loonstra

Bel mij voor een afspraak

Wat zeggen onze referenties?

Trots op onze klanten