Van Excel-lijstjes naar foutloze kortingen

Vrijwilligerskorting, gezinskorting, samenspelkorting, cultuurpas, Zwollepas, combinatiekorting, leeftijdskorting, vroegboekkorting. En dan hebben we de toeslag voor laatkomers nog niet eens gehad. Als cursusorganisatie heb je soms meer kortingsregelingen dan cursussen. En de kans op fouten groeit met elke regel die erbij komt. In deze blog vertelt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing bij Verito, hoe je grip houdt op je kortingen zonder er een dagtaak van te maken.

Waarom handmatige kortingsberekening niet schaalt

Veel cursusorganisaties bieden kortingen aan. Dat klinkt overzichtelijk, maar in de praktijk is het dat zelden. Want achter elke korting zit een set spelregels. Sommige kortingen gelden alleen als je je vóór een bepaalde datum inschrijft. Andere hangen af van wat er op het moment van factureren over de klant bekend is. Bij een gezinskorting moet je bijvoorbeeld op het moment van factureren vaststellen of er meerdere gezinsleden ingeschreven zijn.

En dan heb je nog de volgorde. Wat als iemand recht heeft op zowel een vrijwilligerskorting als een gezinskorting? Mag je die stapelen? Of geldt alleen de hoogste? En als er een cultuurpas in het spel is, heeft die dan voorrang?

Hoe meer regelingen je aanbiedt, hoe lastiger het wordt om de juiste korting met de hand te bepalen. Toch is dat precies wat veel organisaties doen.

Hoe de meeste organisaties het nu doen

We horen van klanten dat ze hun kortingsberekening in Excel uitwerken. Alle inschrijvingen erin, kortingsregels ernaast en dan per deelnemer de juiste korting bepalen. Vervolgens nemen ze die korting over in Business Central en maken ze de facturen aan.

Dat werkt, tot op zekere hoogte. Maar het is tijdrovend, de kans op fouten is groot en het is lastig om achteraf te controleren of alles klopt. Zeker als je tientallen of honderden inschrijvingen verwerkt bij een facturatieronde.

Kortingsrun: regels vastleggen en automatisch toepassen

Om klanten hierbij te helpen, hebben we een kortingsrun ontwikkeld. Het werkt zo: je legt al je kortingsregelingen vast met hun spelregels en prioriteiten. Welke korting geldt wanneer? Welke heeft voorrang als er meerdere van toepassing zijn? Mag je stapelen of niet?

Als die regels eenmaal staan, draai je de dag voor een facturatieronde de kortingsrun. Het systeem doorloopt alle inschrijvingen, past de juiste kortingen toe en zorgt dat je facturen actueel en correct zijn. Geen Excel-tussenstap, geen twijfel of je de juiste korting hebt toegepast.

Zelf bepalen welke regelingen je meerekent

Elke organisatie heeft eigen kortingsregelingen. De ene werkt met een cultuurpas en een vroegboekkorting, de andere met een uitgebreid systeem van gezins- en combinatiekortingen. De kortingsrun is daarom zo opgezet dat je zelf bepaalt welke regelingen erin zitten, in welke volgorde je ze toepast en op welk moment je de run draait.

Dit onderwerp kwam vorige week ter sprake in een sessie met klanten. Twee organisaties die de kortingsrun al gebruiken, waren enthousiast over het resultaat. Andere klanten die dit nog in Excel doen, wilden het meteen ook zien. Herkenbaar: je weet niet wat er mogelijk is tot je ziet dat een ander het al doet.

Meer weten?

Worstel je met een groeiend aantal kortingsregelingen? Of ben je benieuwd hoe de kortingsrun werkt voor jouw situatie? Bel me op 055 534 30 06 of laat weten wanneer ik jou kan bellen. Ik laat je graag zien hoe andere organisaties dit aanpakken.