Nieuwe Veste, van Navision naar een toekomstbestendige oplossing

Als je dertien jaar met hetzelfde systeem hebt gewerkt, is de overstap naar iets nieuws spannend. Zeker als je organisatie ondertussen flink is veranderd. Nieuwe Veste in Breda, een combinatie van bibliotheek en centrum voor de kunsten met focus op taal, kunst en cultuur, waagde de sprong. Maaike Vos, manager strategische bedrijfsvoering bij De Nieuwe Veste, vertelt hoe de samenwerking met Verito tot stand kwam en wat die heeft opgeleverd.

Meer dan een bibliotheek

Nieuwe Veste brengt mensen van alle leeftijden samen rond lezen, leren, creëren en persoonlijke ontwikkeling. Maaike: "Het is een multifunctionele organisatie met een bibliotheek, een centrum voor de kunsten, activiteiten op het gebied van amateurkunst en cultuureducatie in Breda. Met alle lessen en cursussen die bij ons gevolgd kunnen worden, gaat het eigenlijk altijd over persoonlijke ontwikkeling."

De organisatie verzorgt naast de bibliotheekdienstverlening en cursussen ook educatie op scholen en culturele programmering samen met partners in Breda en de regio. Maaike is als manager strategische bedrijfsvoering verantwoordelijk voor de randvoorwaarden waarmee die dienstverlening geleverd kan worden. Vanuit die rol was ze ook opdrachtgever voor het digitaliseringsprogramma Klant360.

Een systeem dat niet meer meegroeit

Nieuwe Veste werkte dertien jaar met Microsoft Dynamics Navision, een on-premise oplossing. Maaike: "Dat systeem heeft jarenlang goed gefunctioneerd, maar onze processen veranderden. Het sloot steeds minder aan op de manier waarop we willen werken. En Microsoft ondersteunde de doorontwikkeling niet langer. Dat maakte het urgent."

De organisatie wilde meer standaardiseren, efficiënter werken en klaar zijn voor de toekomst. Maaike: "Navision was een on-premise oplossing. Nu kunnen we naar de cloud. Je kunt op elke plek werken, moderne beveiligingseisen zijn veel makkelijker te bereiken. Het systeem heeft veel standaardfunctionaliteit, maar kan ook flexibel worden doorontwikkeld. En doordat het Microsoft is, komen er steeds meer mogelijkheden bij zonder dat wij grote upgrades moeten uitvoeren."

Eerst een partner, dan een oplossing

Nieuwe Veste moest Europees aanbesteden. In dat proces kozen ze bewust voor een aanpak waarbij ze eerst de leverancier selecteerden en daarna pas naar de oplossing en de prijs keken. Maaike: "Wij zochten een partner die bereid was om met ons mee te ontwikkelen. Die ook bereid was om te praten over hoe een oplossing aangepast kan worden aan onze groeiambitie. In de aanbestedingsprocedure hebben we gezien dat partijen daar verschillend in kunnen staan."

In de zomer van 2025 viel de keuze op Verito. Direct na de zomervakantie startte de implementatie.

Ervaring die rust brengt in het proces

Het ging om meer dan een technische migratie van het ene systeem naar het andere. Het betekende ook het opnieuw inrichten van processen. Maaike: "Dan ben je heel blij met een leverancier die meerdere onderwijsinstellingen en kunstencentra bedient. Ze kunnen echt meedenken over de inrichting en de conversies die je moet maken. Die hele implementatie is juist dankzij die ervaring en begeleiding succesvol. Dat brengt rust in het proces en vertrouwen."

De klik was er al tijdens de selectieprocedure. Maaike: "Dit is een partij die past bij onze maat en onze manier van werken. We werken allebei op een pragmatische manier, maar wel professioneel aan het resultaat. Als je dat van elkaar herkent, is het gewoon prettig samenwerken."

Twee grote trajecten tegelijk

Tijdens de implementatie was Nieuwe Veste ook bezig met een reorganisatie. Twee ingrijpende trajecten die de hele organisatie raakten. Dat leverde op het laatste moment extra eisen op. De manier waarop het aanbod richting inwoners van Breda werd gebracht, veranderde. Klanten moesten niet alleen van het oude naar het nieuwe systeem worden overgezet, maar ook voorzien van specifieke rechten en labels die bij de nieuwe werkwijze hoorden. Maaike: "Dat waren bijzondere eisen die er laat bij kwamen. Verito heeft met ons opgetrokken om daar oplossingen voor aan te dragen. En dat is gelukt."

Live per 1 april, inschrijvingen boven verwachting

Per 1 april 2026 ging Nieuwe Veste live met het nieuwe systeem. Een spannend moment, want naast een nieuw systeem was er ook een nieuwe werkwijze en zelfs nieuw aanbod. Maaike: "Als je dan ziet dat de aantallen binnenstromen, conform en zelfs boven verwachting, en dat klanten feedback geven dat ze aangenaam verrast zijn door hoe ze zich konden inschrijven en hoe er gecommuniceerd wordt, dan heb je bereikt waar je het allemaal voor gedaan hebt."

De basis staat, maar de ambitie reikt verder. Maaike: "We hebben nu echt een basis gelegd. We willen nog veel meer en we hebben het vertrouwen dat er nog veel meer potentieel in zit. We zijn nog lang niet klaar."

Van B2C naar B2B als volgende stap

Nieuwe Veste kijkt al verder. Naast het huidige cursusaanbod aan individuele cursisten wil de organisatie ook de B2B-markt bedienen. Scholen die voor hele klassen kunst en educatie inkopen, met alles wat daarbij komt: budgetbeheer, subsidieafwikkeling en overzicht van het aanbod. Maaike: "Verito denkt nu met ons en een aantal andere kunstencentra na over die doorontwikkeling. Dat het systeem zich daar ook voor leent. Dat is echt een behoefte die bij kunstencentra en bij gemeentes leeft."

Meedenkend, deskundig en pragmatisch

Gevraagd naar drie woorden die de samenwerking omschrijven, hoeft Maaike niet lang na te denken: "Meedenkend, deskundig en pragmatisch."

Advies aan andere organisaties

Maaike heeft een duidelijk advies voor andere organisaties die voor een vergelijkbare stap staan: "Investeer vooraf in het goed in kaart brengen van je processen en je wensen. Bepaal wat je echt nodig hebt en wat later kan. Betrek de toekomstige gebruikers vanaf het begin, want zij moeten er straks dagelijks mee werken. En zie zo'n implementatie als een kans om je processen te verbeteren en je dienstverlening uit te breiden. De oplossing die je kiest, moet je als een strategische asset gaan zien. Dan haal je er veel meer uit."

Meer weten?

Ben je benieuwd hoe Nieuwe Veste de overstap heeft gemaakt? Of wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen begeleiden bij een vergelijkbaar traject? Bel me op 055 534 30 06 of laat weten wanneer ik jou kan bellen. Ik vertel je graag meer.