Kijk eens mee door de ogen van je deelnemer

Iemand die zich aanmeldt voor een cursus verwacht hetzelfde gemak als bij zijn bank of webshop. Snel inschrijven, meteen een bevestiging en duidelijkheid over wat er gaat gebeuren. Lukt dat niet, dan haakt hij af of blijft hij met vragen zitten. In deze blog vertelt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing bij Verito, hoe je het je deelnemer makkelijk maakt, van de eerste klik tot de eerste les.

De eerste indruk begint voor de eerste les

De band met een deelnemer begint niet in het leslokaal. Die begint op het moment dat iemand je organisatie voor het eerst tegenkomt, meestal op je website. Kan hij snel vinden wat hij zoekt? Is meteen duidelijk wat een cursus kost en wanneer die start? En kan hij zich zonder gedoe aanmelden?

Loopt het daar al stroef, dan slaat de twijfel toe. En een twijfelende bezoeker is zo weg. Juist daar, nog voor de kennismaking, win of verlies je een deelnemer.

Maak aanmelden niet moeilijker dan het is

Veel organisaties vragen bij de inschrijving meer dan ze op dat moment nodig hebben. Een lang formulier met velden waar de helft er niet toe doet, schrikt af. Stel jezelf de eerlijke vraag welke gegevens je nu echt nodig hebt om iemand in te schrijven. De rest komt later wel.

Kan iemand zich volledig online aanmelden en krijgt hij direct een bevestiging in zijn mail? Dan heb je de grootste drempel al weggehaald. Hoe eenvoudiger de stap, hoe vaker een geïnteresseerde ook echt deelnemer wordt.

Vertel op tijd wat er speelt

De meeste vragen van deelnemers komen voort uit onzekerheid. Is mijn inschrijving binnen? Wanneer begint het? Een van onze klanten heeft daarom alle stappen die een cursist doorloopt in kaart gebracht, van aanmelding tot eerste les, en op elk moment een automatisch persoonlijk bericht ingericht. Bij de aanmelding krijgt iemand: we hebben je aanmelding ontvangen en reageren binnen vijf werkdagen. Even later: we hebben je aanmelding verwerkt, een docent neemt contact met je op. En na dat gesprek: je hebt de docent gesproken, dit is wat jullie hebben afgesproken, we zien je graag bij je eerste les.

Waarom dat zo goed werkt? Bij een muziekschool of kunstencentrum zit tussen aanmelding en eerste les meer dan bij het boeken van een pedicure of het kopen van een boek. Er wordt gekeken naar niveau, naar welke docent past en naar wie wanneer beschikbaar is. Dat kost een paar dagen, en zonder bericht gaat iemand zich afvragen of het wel goed is gegaan. Deze berichten halen die twijfel weg, en je collega hoeft de telefoon niet meer op te nemen voor de vraag of een inschrijving is aangekomen.

Laat mensen zelf hun zaken regelen

Je deelnemer wil niet wachten tot kantoor open is om even zijn rooster te checken of een adres te wijzigen. In een eigen online omgeving regelt hij dat zelf, wanneer het hem uitkomt. Zijn ingeschreven cursussen, zijn lesrooster, zijn facturen en zijn gegevens, allemaal op één plek.

Dat geeft hem rust en jou ook. Elke wijziging die iemand zelf doorgeeft, hoeft niemand bij jou nog over te typen.

Minder uitzoekwerk, meer aandacht

Niemand is het onderwijs of de culturele sector in gegaan om gegevens over te typen of facturen op te zoeken. Hoe minder tijd daarin gaat zitten, hoe meer er overblijft voor het werk waar het echt om gaat, mensen begeleiden en zien groeien. Dat is wat slimme software doet. Niet om de mens te vervangen, maar om ruimte te maken.

Want niet alles wil je automatiseren. Een kunstencentrum dat veel werkt met kinderen en jongeren in Amsterdam, ook uit wijken waar geld vaker een drempel is, vraagt bij de aanmelding of een ouder financiële zorgen heeft. Zo ja, dan zoekt het centrum zelf uit welke fondsen en regelingen er zijn, zodat een kind toch naar muziek of dans kan. Dat is bewust mensenwerk. Juist voor dat persoonlijke stuk maak je ruimte vrij door de rest slim te regelen.

Bekijk je eigen organisatie daarom eens van buitenaf, door de ogen van je deelnemer. Waar loopt hij vast? Vaak zie je dan zo een paar plekken waar een kleine aanpassing meteen verschil maakt.

Meer weten?

Wil je eens samen kijken waar het bij jouw deelnemers stroef loopt en wat beter kan? Bel me op 055 534 30 06 of laat weten wanneer ik jou kan bellen. Ik denk graag met je mee.