Driehonderd lessen verzetten zonder door te draaien

Een docent meldt zich voor een paar maanden af. Onbetaald verlof, ziekte, uit dienst. En jij zit met driehonderd lesmomenten die je allemaal opnieuw moet indelen. Andere docent, misschien een ander lokaal, soms een ander tijdstip. In deze blog vertelt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing bij Verito, hoe je dit soort grote wijzigingen aanpakt zonder les voor les na te lopen.

Waarom één uitvaller je hele planning raakt

Bij kunstencentra en muziekscholen met veel docenten en individuele lessen is planning een doorlopend proces. Zolang alles volgens schema verloopt, draait het systeem soepel. Maar zodra er iets verandert, merk je hoe complex die planning is.

Een voorbeeld. Een pianodocent gaat drie maanden met onbetaald verlof. Hij geeft les op maandag, woensdag en vrijdag, aan tientallen leerlingen in verschillende lokalen. Elke les heeft meerdere variabelen: de docent, het lokaal, het tijdstip en de leerling. Verander je één variabele, dan moet je bij elk lesmoment checken of de rest nog klopt.

Bij driehonderd lesmomenten is dat een enorme klus. En het gaat verder dan verlof. Denk aan langdurige ziekte, iemand die uit dienst gaat of een accommodatie die dichtgaat voor renovatie. Stuk voor stuk situaties waarbij je in één keer een groot aantal lessen moet aanpassen.

Lessen groepsgewijs selecteren en toewijzen

Een van onze klanten liep hier tegenaan en heeft zelf uitgewerkt hoe zo'n proces er op z'n best uitziet. Die klant kwam bij ons met een helder voorstel: een soort wizard die je stap voor stap door de wijziging loodst.

Het idee is dat je eerst selecteert welke lessen het betreft. Alle lessen van docent A in een bepaalde periode, bijvoorbeeld. Vervolgens kies je per dag wat er moet gebeuren. De maandaglessen gaan naar docent B, in hetzelfde lokaal. De woensdaglessen naar docent C, in een ander lokaal. En voor de vrijdaglessen stel je een mail op naar de leerlingen met de vraag of ze naar een ander moment kunnen.

Zo benader je honderden lesmomenten groepsgewijs in plaats van één voor één. Als je alles hebt klaargezet, verwerk je de aanpassingen met één druk op de knop.

Zelfde aanpak bij ziekte, pensioen of renovatie

De toepassingen gaan verder dan een docent die tijdelijk afwezig is. Stel dat een gebouw twee maanden dichtgaat voor renovatie. Dan wil je in één keer alle lessen in dat gebouw, in die periode, verplaatsen naar een andere locatie. Of iemand gaat met pensioen en je moet al zijn leerlingen verdelen over collega's.

De gemene deler is steeds hetzelfde: een grote hoeveelheid lesmomenten die je op basis van een paar criteria wilt selecteren en in bulk wilt aanpassen. Zonder dat je elk moment apart hoeft te openen en te bewerken.

Klant levert prototype, Verito bouwt het in

Wat dit voorbeeld laat zien: de klant heeft zelf nagedacht over wat er nodig is. Hij heeft een prototype uitgewerkt in Excel, met alle stappen en variabelen erin. Dat prototype heeft hij aan ons gepresenteerd. Nu is het aan ons om te kijken hoe we dit het beste in onze software vormgeven.

Deze functionaliteit is waardevol voor meer dan die ene klant. Elke organisatie met een groot aantal docenten en individuele lessen loopt hier vroeg of laat tegenaan. Hoe groter het aantal leerlingen per week, hoe meer tijd je bespaart als je dit soort veranderingen gestructureerd kunt doorvoeren.

Wel verschilt de impact per type organisatie. Geef je weektrainingen met steeds één docent per groep, dan is de aanpassing bij afwezigheid relatief overzichtelijk. Maar bij kunstencentra en muziekscholen met tientallen docenten en honderden individuele lesmomenten per week, scheelt zo'n wizard je uren werk.

Meer weten?

Herken je dit? Loop je tegen vergelijkbare uitdagingen aan bij het doorvoeren van planningswijzigingen? Bel me op 055 534 30 06 of laat weten wanneer ik jou kan bellen. Ik ben benieuwd hoe jullie dit nu oplossen en denk graag mee over een betere aanpak.