Accommodatie tijdelijk dicht? Zo verplaats je alle cursussen in één keer

Van basisvragen naar complexer beheer

We zijn al jaren actief in de wereld van kunstencentra en cursusorganisaties. In de beginjaren kregen we vooral vragen over de meer elementaire processen. Hoe maak ik eenvoudig een nieuwe les aan? Hoe plan ik een cursus in? Hoe beheer ik de basisgegevens van een docent?

Die basisfunctionaliteiten zijn inmiddels stabiel en doen goed wat ze moeten doen. De vragen verschuiven. Zeker bij de wat grotere organisaties zien we steeds vaker de behoefte aan bulkbewerkingen. Hoe verplaats ik in één keer een hele serie cursussen? Hoe informeer ik alle betrokkenen zonder dat ik iedere cursus apart langs moet?

Eerdere stap: wijzigingen in de docentbezetting

In een eerdere blog beschreven we al hoe je omgaat met wijzigingen in de docentbezetting. Een docent die langdurig ziek wordt of met verlof gaat. Hoe bepaal je dan voor alle leerlingen wie een vervangende docent krijgt, wie naar een andere cursus gaat en welke lessen vervallen?

Die functionaliteit staat. Nu zien we een vergelijkbare behoefte terugkomen bij het beheer van accommodaties.

Wat er gebeurt als een lokaal wegvalt

Stel: een heel cursusseizoen aan cursussen en lessen is ingepland in verschillende lokalen. Halverwege het seizoen wordt duidelijk dat een aantal ruimtes tijdelijk niet beschikbaar is. Onderhoud, een lekkage of een verbouwing die langer duurt dan verwacht.

In zo'n lokaal worden misschien wel veertig verschillende cursussen gegeven, elk met gemiddeld twintig deelnemers. In het verleden was het beheer daarvan behoorlijk omslachtig. Je moest cursus voor cursus aanpassen, handmatig bijhouden wie waarheen verplaatst werd en er zelf voor zorgen dat alle betrokkenen geïnformeerd werden.

Bulkgewijs aanpassen op basis van groepsgrootte

De functionaliteiten in onze branchemodule zijn zo uitgebreid dat je dit soort situaties nu bulkgewijs kunt afhandelen. Als een accommodatie gedurende een bepaalde periode niet beschikbaar is, selecteer je met een paar muisklikken alle cursussen die in die periode van die ruimte gebruikmaken.

Vervolgens bepaal je per groep wat er moet gebeuren. Cursussen met minder dan tien deelnemers verplaats je naar een kleiner lokaal. Cursussen met grotere groepen wijs je toe aan een ruimte die qua capaciteit past. Zo zit iedereen weer op een plek waar de groep past, zonder dat je iedere cursus afzonderlijk hoeft aan te passen.

Centrale communicatie naar alle betrokkenen

Het verplaatsen van cursussen is één ding. Iedereen op de hoogte brengen is minstens zo belangrijk. Deelnemers moeten weten dat hun les op een andere plek plaatsvindt. Docenten hebben een bijgewerkt rooster nodig. Facilitaire medewerkers moeten weten welke zalen wanneer in gebruik zijn.

Vanuit dezelfde bulkbewerking regel je die communicatie centraal. Je hoeft niet per cursus apart berichten te versturen of zelf lijstjes bij te houden. Het systeem informeert de juiste mensen over de juiste wijzigingen. Activiteiten die voorheen veel nadenkwerk en handmatige stappen vroegen, verlopen nu gestroomlijnder.

Meer weten?

Wil je weten hoe bulkbewerkingen jouw planningsproces eenvoudiger maken? Of ben je benieuwd hoe andere organisaties omgaan met seizoensgebonden wijzigingen? Bel me op 055 534 30 06 of laat weten wanneer ik jou kan bellen. Ik denk graag met je mee.