Wanneer is het tijd voor een nieuw softwarepakket?
Elke applicatie heeft een houdbaarheidsdatum. Soms stopt de ondersteuning, soms houdt de ontwikkelaar op met de doorontwikkeling of houdt de leverancier simpelweg op te bestaan. Het komt ook voor dat de manier waarop applicaties zijn ingericht niet meer aansluiten bij de manier waarop je werkt. In deze blog vertelt Owe Loonstra waar je tegenaan kunt lopen en wat de triggers zijn waardoor je op zoek moet gaan naar een nieuw softwarepakket.
Nieuwe processen in een te oude jas
Vrijwel elke applicatie houdt een keer op te bestaan. Soms ligt de oorzaak bij de ontwikkelaar, maar vaak ook past de manier waarop een systeem is ingericht niet meer bij moderne bedrijfsprocessen. Organisaties veranderen en als je nieuwe processen een plek probeert te geven in oude software, dan gaat er ergens iets mis. Je moet work-arounds creëren of hebt aanvullende Excel-documenten nodig om je processen te ondersteunen. Ik hoef niemand uit te leggen dat die situatie verre van ideaal is. Dat een nieuw proces zich spontaan aan kan dienen, hebben we wel geleerd toen de coronapandemie z’n intrede deed. Opleiders die gewend waren fysieke trainingen te geven, moesten à la minute de switch maken naar online trainingen. Hoewel die processen op elkaar lijken, zijn ze voor een deel toch ook afwijkend: je werkt met online locaties, met kleinere groepjes en hebt te maken met andere aanmeldprocedures. Nu kwam deze verandering wel heel plotseling, maar vaak zie je wijzigingen aankomen. In dat geval is het wijs om je op tijd te oriënteren. Vraag je eigen leverancier of en hoe ze met veranderingen kunnen meebewegen of steek je licht op bij andere leveranciers die je mogelijk beter kunnen ondersteunen
Oplossingen die persoons- en tijdsafhankelijk zijn
Wij zien ook regelmatig dat er nog veel handwerk wordt gedaan binnen organisaties. Van het overtypen van informatie uit e-mails of andere systemen – denk aan persoonsgegevens – in drie andere systemen. Op het moment dat iemand vraagt hoeveel omzet een bepaalde klant heeft opgeleverd, en er moeten drie mensen langdurig aan het werk worden gezet om die informatie uit drie systemen te trekken, dan is dat een helder signaal. Het is tijd om op zoek te gaan naar software die dat beter kan faciliteren. Ook als een deel van je primaire processen afhankelijk is van complexe Excel-sheets vol macro’s en formules, loop je een aanzienlijk risico dat dat een keer omvalt.
Te veel informatie in hoofden
Veel informatie zit ook in hoofden van mensen. Hoe heet de directeur van bedrijf x, hoeveel korting krijgt klant y en waarom was contactpersoon z vorige keer ontevreden. Als er geen mogelijkheid is om die informatie vast te leggen in een centraal systeem, is het ook moeilijk om die informatie te borgen en eenvoudig boven tafel te krijgen.
Nieuwe kanalen
Ook is ook de manier van communiceren een reden om over te stappen. Was je gewend om via mailingen te communiceren en cursisten te werven via advertenties in dagbladen en heb je nu de overstap gemaakt naar LinkedIn of andere online kanalen? Vraag je dan eens af of de ondersteuning die je krijgt nog toereikend is.
Onvoldoende training
Soms gaan organisaties ook op zoek naar nieuwe software omdat de bestaande software onbekend – en dus onbemind – is bij de medewerkers. Als wij software implementeren, doen we dat met een projectteam. De teamleden worden goed opgeleid en zijn over het algemeen erg enthousiast. Maar als er twee van de vier weggaan en er wordt onvoldoende tijd geïnvesteerd in training, dan kan dat resulteren in ontevredenheid bij de nieuwe collega’s. Als de vraag om nieuwe software bij hen vandaan komt, is het misschien efficiënter om te investeren in een goede training.
Fusies en samenwerkingen
We merken ook dat fusies of samenwerkingen een rol kunnen spelen. Als meerdere partijen gaan samenwerken, is het altijd een zoektocht of de systemen die er al zijn moeten worden behouden of juist vervangen. Een nieuw systeem wordt soms gezien als een kans om de processen gelijk te trekken. Op dit moment zijn wij bezig bij een fuserende organisatie, waarbij drie organisaties worden geïntegreerd. Zij willen naar één gedeeld proces. Door nieuwe software aan te schaffen en dat op uniforme wijze in te richten, gaat automatisch iedereen op dezelfde manier werken. Het is een wat rigoreuze manier, maar het werkt.
Nieuwsgierig?
Benieuwd hoe we jouw organisatie kunnen helpen bij het oriënteren op een nieuwe applicatie die je optimale controle geeft over je primaire bedrijfsprocessen.? Geef me een belletje op 055 534 30 06. Wil je regelmatig worden geïnformeerd over relevante ontwikkelingen in jouw branche of op jouw vakgebied? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief.
Owe Loonstra