Procesondersteuning waarmee je je medewerkers echt helpt

Je opent een nieuwe cursuskaart in Business Central. Tachtig velden staren je aan. Welke moet je nu invullen? En waarom krijg je pas bij stap acht een melding dat je bij stap één iets vergeten bent? In deze blog vertelt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing bij Verito, hoe slimme procesondersteuning je medewerkers door hun taken leidt.

Te veel informatie op één scherm

We horen het regelmatig van klanten: "We kunnen veel met het systeem, maar weten niet precies wat wanneer nodig is." Herkenbaar? Je medewerkers weten niet welke velden ze moeten invullen, welke knoppen relevant zijn of in welke volgorde ze hun werk moeten doen.

Het meest frustrerende moment komt vaak aan het eind. Je wilt een factuur versturen, maar het systeem meldt dat klantgegevens ontbreken. Van stap acht terug naar stap één. Niet alleen is de irritatie voelbaar, het tijdverlies is ook meetbaar.

Visueel inzicht in je werkproces

Bij Verito hebben we deze uitdaging eens goed onder de loep genomen en een nieuwe module ontwikkeld: Verito Stepper. De oplossing is verrassend eenvoudig. Je definieert als klant zelf de stappen in je proces, deze worden grafisch weergegeven bovenaan je cursus- of projectkaart. Je ziet direct waar je bent in het proces en wat de volgende stap is.

Maar hier komt de echte kracht: per stap bepaal je welke velden zichtbaar zijn. Start je een nieuw project? Dan zie je alleen de vijf velden die je in deze fase nodig hebt, niet alle tachtig. Ga je naar stap twee? Dan verschijnen de volgende vijf, of tien, of twaalf velden. De schermopbouw past zich aan naar de fase waarin je werkt.

Verplichte velden op het juiste moment

En het wordt nog slimmer: je kunt per stap aangeven welke velden verplicht zijn. Wil je van stap twee naar stap drie maar ontbreekt bijvoorbeeld de verwachte omzet? Je krijgt direct een melding. Geen verrassingen meer aan het eind van het proces. Je medewerkers vullen de juiste informatie in op het moment dat het logisch is.

Deze aanpak neemt je medewerkers bij de hand, maar zonder betuttelend te zijn. Ze zien wat ze moeten doen, wanneer ze het moeten doen en waarom bepaalde informatie nodig is. Het maakt het werken met Business Central intuïtiever, vooral voor nieuwe medewerkers of collega's die niet dagelijks met het systeem werken.

Samen doorontwikkelen

De module is flexibel in te richten, maar we zoeken nog specifieke input. Welke procesflows in jouw organisatie verdienen deze aanpak het meest? Denk aan de inschrijfflow voor individuele lessen, het aanmaken van groepscursussen of het verwerken van subsidieaanvragen. We zoeken testcases waarbij veel verschillende afdelingen betrokken zijn, zodat we de module kunnen doorontwikkelen voor complexe situaties. Organisaties die hun huidige knelpunten met ons willen delen en mee willen testen, helpen ons de Stepper nog praktischer te maken.

Meer weten?

Wil je zien hoe Verito Stepper jouw medewerkers door complexe processen kan leiden? Of heb je concrete procesflows waar je tegenaan loopt? Geef me een belletje op 055 534 30 06 of laat weten wanneer ik jou kan bellen. Ik laat je graag zien hoe andere organisaties hun processen hebben gestroomlijnd.